Rechtliches

Datenportabilität und Anbieterwechsel

Dieses Register führt die Datenstrukturen, Datenformate, einschlägigen Standards und offenen Interoperabilitätsspezifikationen auf, in denen die exportierbaren Daten unserer Kunden verfügbar sind. Wir stellen es nach Art. 26 Buchst. b der Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung, „Data Act") bereit.

Das Register richtet sich an Kunden, die einen Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Infrastruktur planen, an Zielanbieter und an Interessenten, die den Umfang der Datenportabilität vor einem Vertragsschluss prüfen möchten.

Stand: 3. August 2026

Allgemeine Formatkonventionen

Diese Konventionen gelten für alle nachstehend aufgeführten Exporte.

Zeichenkodierung: UTF-8 ohne Byte Order Mark.
CSV: Aufbau nach RFC 4180. Die erste Zeile enthält die Feldnamen. Trennzeichen ist das Semikolon, Textbegrenzer das doppelte Anführungszeichen, Zeilenende CRLF. Der DSFinV-K-Export folgt abweichend den Vorgaben der DSFinV-K.
JSON: Aufbau nach RFC 8259. Je Datenkategorie ein Array von Objekten, die Feldnamen entsprechen den CSV-Spalten.
Datum und Uhrzeit: ISO 8601 mit Zeitzonenangabe (Beispiel: 2026-08-03T14:30:00+02:00). Geschäftstage der Kasse werden in der Zeitzone Europe/Berlin geführt.
Beträge und Währung: Dezimaltrennzeichen ist der Punkt, kein Tausendertrennzeichen. Die Währung wird als ISO-4217-Code angegeben (EUR).
Verknüpfungen: Beziehungen zwischen Datenkategorien werden über die in der Tabelle genannten Nummern und Kennungen abgebildet, damit die Datensätze im Zielsystem wieder zusammengeführt werden können.

Register der Datenstrukturen und Datenformate

Je Datenkategorie sind der Inhalt, die wesentlichen Felder der Datenstruktur, die Ausgabeformate und der einschlägige Standard angegeben. Die vollständige Feldliste der jeweils aktuellen Fassung ergibt sich aus der Kopfzeile der Exportdateien; ein Datenverzeichnis stellen wir auf Anfrage bereit.

Kunden- und Kontaktdaten

Export auf Anforderung

Kundenstammsätze einschließlich Rechnungs- und Lieferadressen sowie Ansprechpartnern.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Kundennummer, Anrede, Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr., Notizen, Erstellt am, Geändert am

Reparatur- und Serviceaufträge

Export auf Anforderung

Aufträge einschließlich Geräte-, Fehler- und Positionsdaten sowie der vollständigen Statushistorie.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Auftragsnummer, Kundennummer, Standort, Gerätetyp, Marke, Modell, IMEI/Seriennummer, Fehlerbeschreibung, Diagnose, Positionen (Leistung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz), Status, Statushistorie (Status, Zeitstempel, Benutzer), Annahmedatum, Abgabedatum, Gesamtbetrag netto, Gesamtbetrag brutto

Termine

Export auf Anforderung

Kundentermine einschließlich Standort- und Statuszuordnung.

Format: CSV · JSON
Standard: Zeitangaben nach ISO 8601
Wesentliche Felder: Termin-ID, Kundennummer, Standort, Leistung, Beginn, Ende, Status, Notizen

Geräte-, Artikel- und Servicestammdaten

Export auf Anforderung

Vom Kunden angelegte Artikel, Leistungen, Preise und Kategorien. Nicht enthalten sind lizenzierte Katalogdaten Dritter.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Artikelnummer, Bezeichnung, Kategorie, Marke, Modell, EAN, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Steuersatz, Lagerführung

Lagerbestände und Bestandsbewegungen

Export in der Plattform

Bestände je Standort, Bestandsbewegungen und Inventurzählungen mit Ergebnis.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Artikelnummer, Standort, Bestand, Mindestbestand, Bewegungsart, Menge, Grund, Belegbezug, Zeitstempel, Benutzer

Lieferanten, Bestellungen und Lieferantenrechnungen

Export auf Anforderung

Lieferantenstammdaten, Bestellungen mit Positionen sowie erfasste Eingangsrechnungen und Zahlungsstände.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Lieferantennummer, Firma, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen, Bestellnummer, Bestellpositionen (Artikel, Menge, Einkaufspreis), Bestellstatus, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag netto, Betrag brutto, Zahlungsstatus

Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen

Export auf Anforderung

Ausgangsrechnungen und Gutschriften als Datensatz und als erzeugtes Belegdokument sowie zugehörige Zahlungen und Zahlungsreferenzen.

Format: CSV · JSON · PDF (Belegdokument)
Standard: PDF nach ISO 32000
Wesentliche Felder: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer, Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz), Betrag netto, Steuerbetrag je Steuersatz, Betrag brutto, Zahlungsart, Zahlungsstatus, Zahlungsreferenz des Zahlungsdienstleisters

Kassendaten

Export in der Plattform

Kassenbons, Kassenabschlüsse, Kassenbuch und die zugehörigen Signaturdaten der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).

Format: DSFinV-K (CSV-Dateisatz in einem ZIP-Archiv)
Standard: DSFinV-K Version 2.3 (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) mit Beschreibungsdatei index.xml nach GDPdU-Beschreibungsstandard
Wesentliche Felder: Vollständig nach DSFinV-K-Taxonomie, u. a. Z_KASSE_ID, Z_ERSTELLUNG, BON_ID, BON_TYP, UMS_BRUTTO, TSE_TA_NUMMER, TSE_TA_SIGNATUR

Vertragsverkäufe, Provisionen und Ziele

Export in der Plattform

Erfasste Mobilfunkvertragsverkäufe, daraus abgeleitete Provisionsbuchungen und Zielvorgaben.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Vertragsnummer, Kundennummer, Netzbetreiber, Tarif, Tarifoptionen, Abschlussdatum, Laufzeit, Mitarbeiter, Standort, Provisionsbetrag, Provisionsstatus, Storno, Zielperiode, Zielwert

eSIM-Bestellungen und Nutzungsdaten

Export auf Anforderung

Über die Plattform bezogene eSIM-Bestellungen und die vom Partner gemeldeten Nutzungsdaten.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Bestellnummer, Kundennummer, Produkt, Datenvolumen, Laufzeit, ICCID, Aktivierungsstatus, Verbrauchtes Volumen, Bestelldatum, Verkaufspreis

Gutscheine und Gutschein-Buchungen

Export in der Plattform

Ausgegebene Gutscheine mit vollständiger Buchungshistorie.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Gutscheinnummer, Ausgabedatum, Ursprungsbetrag, Restbetrag, Status, Buchungen (Betrag, Belegbezug, Zeitstempel, Standort), Gültig bis

Mitarbeiter-, Aufgaben- und Schichtdaten

Export auf Anforderung

Mitarbeiterstammdaten, Aufgaben mit Erledigungsstand sowie Schicht-, Arbeitszeit- und Urlaubsdaten.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Personalnummer, Name, Rolle, Standort, Aufgabe, Fälligkeit, Priorität, Erledigt am, Schichtbeginn, Schichtende, Pausen, Abwesenheitsart, Abwesenheitszeitraum

Hochgeladene Dateien, Bilder und Dokumente

Export auf Anforderung

Vom Kunden hochgeladene Dateien einschließlich Auftrags- und Gerätefotos, Vertragsscans und Belege.

Format: Datei im Originalformat (u. a. JPEG, PNG, PDF) mit CSV- oder JSON-Indexdatei
Wesentliche Felder: Dateiname, Dateityp, Größe, Belegbezug (Auftrag, Kunde, Vertrag), Hochgeladen am, Hochgeladen von

Benutzerkonten

Export auf Anforderung

Benutzerkonten des Kunden mit Rollen- und Standortzuordnung, ohne Authentifizierungsmerkmale.

Format: CSV · JSON
Wesentliche Felder: Benutzer-ID, Name, E-Mail, Rolle, Standortzuordnung, Status, Angelegt am, Letzter Zugriff

Verfahren für Wechsel und Portierung

Nach Art. 26 Buchst. a informieren wir über die verfügbaren Verfahren, Methoden und Formate sowie über bekannte Beschränkungen.

Der Kunde teilt den gewünschten Wechsel in Textform mit und gibt an, ob er zu einem anderen Anbieter, in eine eigene IT-Infrastruktur wechseln oder seine Daten löschen lassen möchte. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von drei Werktagen.
Die Ankündigungsfrist beträgt höchstens zwei Monate. Anschließend beginnt ein Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen, den der Kunde einmalig um bis zu drei Monate verlängern kann.
Während des Übergangszeitraums stellen wir die Exporte in den oben genannten Formaten bereit und unterstützen den Kunden sowie einen von ihm beauftragten Zielanbieter bei der Migration.
Nach Ablauf des Übergangszeitraums können die exportierbaren Daten noch mindestens 30 Kalendertage abgerufen werden. Danach löschen wir sie und bestätigen die Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Für den Wechselprozess, die Wechselunterstützung und die Datenübertragung berechnen wir kein Entgelt. Eine Strafe für eine vorzeitige Beendigung erheben wir nicht.

Soweit die Plattform für einen Datenbestand keine Selbstbedienungsfunktion bereitstellt, stellen wir den Export auf Anforderung innerhalb von zehn Werktagen bereit. Die Einzelheiten regelt die Anlage 3 zum Nutzungsvertrag; für Kunden ohne unterzeichneten Nutzungsvertrag gilt der entsprechende Annex der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Bekannte Beschränkungen und technische Grenzen

In den folgenden Bereichen ist ein Wechsel technisch eingeschränkt, ohne dass wir dies beeinflussen können.

Kassendaten und TSE: Die technische Sicherheitseinrichtung ist an den beim TSE-Dienstleister geführten Kassen-Mandanten gebunden und kann nicht in ein anderes System übertragen werden. Der Kunde erhält den DSFinV-K-Export und ist für die Aufbewahrung nach §§ 146, 147 AO selbst verantwortlich. Ein Systemwechsel ist nach § 146a Abs. 4 AO dem Finanzamt zu melden.
Zahlungsdaten: Das Konto beim Zahlungsdienstleister lautet auf den Kunden. Zahlungshistorie und Auszahlungen liegen dort und werden nicht vom Anbieter übertragen.
Mobilfunk- und eSIM-Daten: Bestände, die auf Verträgen zwischen dem Anbieter und einem Netz- oder eSIM-Partner beruhen, können nicht auf einen anderen Anbieter übertragen werden.

Nicht exportierbare Datenkategorien

Diese Daten dienen dem internen Funktionieren der Plattform oder betreffen Geschäftsgeheimnisse und sind von der Exportpflicht ausgenommen. Der Wechselprozess wird dadurch nicht behindert oder verzögert.

Quellcode, Konfiguration und Infrastrukturdaten der Plattform
Passwort-Hashes, Sicherheitstoken und Schlüsselmaterial
interne Protokoll-, Sicherheits- und Betriebsdaten des Anbieters
vom Anbieter oder von Dritten lizenzierte Katalog-, Geräte- und Tarifdaten
Modelle, Prompts und Konfigurationen der KI-gestützten Funktionen
aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken

Kontakt und Aktualität

Anfragen zum Datenexport, zum Anbieterwechsel oder zu diesem Register richten Sie an info@kotaris.de oder an die im Impressum genannte Anschrift.

Wir halten dieses Register aktuell. Ändern sich Datenstrukturen, Formate oder Standards, aktualisieren wir es und passen das oben genannte Datum an.

Kurzübersicht Format je Datenkategorie

Datenkategorie	Format	Bereitstellung
Kunden- und Kontaktdaten	CSV, JSON	Auf Anforderung
Reparatur- und Serviceaufträge	CSV, JSON	Auf Anforderung
Termine	CSV, JSON	Auf Anforderung
Geräte-, Artikel- und Servicestammdaten	CSV, JSON	Auf Anforderung
Lagerbestände und Bestandsbewegungen	CSV, JSON	In der Plattform
Lieferanten, Bestellungen und Lieferantenrechnungen	CSV, JSON	Auf Anforderung
Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen	CSV, JSON, PDF (Belegdokument)	Auf Anforderung
Kassendaten	DSFinV-K (CSV-Dateisatz in einem ZIP-Archiv)	In der Plattform
Vertragsverkäufe, Provisionen und Ziele	CSV, JSON	In der Plattform
eSIM-Bestellungen und Nutzungsdaten	CSV, JSON	Auf Anforderung
Gutscheine und Gutschein-Buchungen	CSV, JSON	In der Plattform
Mitarbeiter-, Aufgaben- und Schichtdaten	CSV, JSON	Auf Anforderung
Hochgeladene Dateien, Bilder und Dokumente	Datei im Originalformat (u. a. JPEG, PNG, PDF) mit CSV- oder JSON-Indexdatei	Auf Anforderung
Benutzerkonten	CSV, JSON	Auf Anforderung